Việc định dạng văn bản, chỉnh sửa bố cục tài liệu là điều cần thiết để tạo được văn bản hoàn chỉnh. Đặc biệt với những văn bản mang tính phổ biến rộng rãi như ở trường học, cơ sở, các cơ quan ban ngành thì việc điều chỉnh bố cục phải theo một chuẩn quy định, trong đó có việc căn chỉnh lề trong Word.

Hướng dẫn chỉnh lề Word theo quy chuẩn
Trước hết bạn cần đổi đơn vị trong Word sang cm để điều chỉnh kích thước của lề. Các bước điều chỉnh đơn vị trong Word bạn thực hiện theo bài viết Hướng dẫn cách đổi Inch sang cm trong Word 2007.
Theo quy định, thông tư của Bộ nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hướng dẫn trình bày trên khổ giấy A4 (210mmx297mm) hoặc trên mẫu in sẵn khổ A5, văn bản trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, được định lề trang văn bản là:
    Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
    Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
    Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).
    Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).
Bước 1: Trước hết chúng ta sẽ chọn khổ giấy A4. Nhấn vào tab Page Layout hoặc Layout rồi nhìn xuống nhóm Page Setup bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở giao diện thiết lập.

Nhấn vào mục Paper, tại đây các bạn chọn Paper size là A4, nhấn OK để lưu lại.

Bước 2: Tiếp đến mở lại giao diện hộp thoại Page Setup nhưng chọn mục Margins và bạn điều chỉnh các giá trị như sau:
    Top: Lề trên nhập giá trị 2cm.
    Bottom: Lề dưới nhập giá trị 2cm.
    Left: Lề trái nhập giá trị 3cm.
    Right: lề phải nhập giá trị 1.5cm.

Nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default.

Cuối cùng chúng ta nhập nội dung và định dạng tài liệu. Sau khi nhập và chỉnh định dạng, bạn nhấn Print > Print Preview để xem lại văn bản trước khi in.

 

Theo quantrimang